コストダウンできる！用途は多彩！・貸し会議室のメリット

「急にミーティングが必要になった。でも空き部屋がない！」、「売り込み相手へのプレゼンテーションをビシッとキメたい！」……何かしたいことがある、何かしなければならないことがある、そんな時に手近にふさわしいスペースがないということはよくあります。

そんな時に活用できる「貸し会議室」があります。用途や人数に応じて、立地、設備やレイアウトを比較検討しながら選ぶことができるため、とても便利です。

 

貸し会議室とは、時間単位で借りて利用できる部屋を言います。せまい意味では文字通り「会議向け」、「ミーティング向け」ですが、セミナーや学会、株主総会、説明会はもとより、婚活パーティーや冠婚葬祭など各種イベントにも広く利用可能なスペースも選択できます。そのため、もっと包括的な意味合いを伝えるために「レンタルスペース」という呼び方をすることもあります。

「貸し会議室」と「レンタルスペース」は用途の面で重なるところが多くありますが、強いてちがいを言えば、貸し会議室は個人や団体による利用を対象とした比較的シンプルなスペースであるのに対し、レンタルスペースは高度なオーディオ・ヴィジュアル装置やキッチンなど調理機能など、多様な使用目的・用途に対応できる特殊な設備も持っているような、やや大きめ、ないし「巨大」なスペースを言います。例えば東京ビッグサイトは「レンタルスペース」と言えますが、あれを「貸し会議室」と呼ぶことにはすこし違和感があります（ただし、conventionの本来の意味は「会議」です。博覧会のような催しも商談のきっかけ作りの性格を持ち、会場ではあちらこちらでミニ商談会議がおこなわれています）。

 

貸し会議室は首都圏や大阪など、主に大都市圏で多数の業者が展開しています。この立地の良さがまずは貸し会議室の第一のメリットです。首都圏だと東京・丸の内・日本橋エリア、池袋・新宿・渋谷といったハブターミナル駅周辺エリア、さらには横浜や川崎といった京浜エリアに数多くの貸し会議室が立地しています。地方をふくめ広い範囲から参加者があつまるようなケースでもアクセスに困ることはないでしょう。

 

大きな自社ビルを持っているような大企業ならともかく、参加人数の多寡に応じたさまざまな広さを持つ会議室を社屋内に設けるのは、たいていの場合ムダであり、効率的ではないでしょう。大きな部屋ほど使用頻度が低く、遊ばせておく時間が長くなってしまいがちです。

その点、時間貸しの会議室であれば必要に応じて適切な広さのスペースを選択することができます。使用時間の分だけしか賃貸料がかかりませんので、自社内にスペースを置くよりもコストは安くなります。

また、プロジェクターやオーディオ装置など、会議の形によっては必要になる機器も、決して安くないわりには使用頻度が低いものです。そういった機器も自社で買わずに貸し会議室が用意するものをその都度使う方が低コストになることも考えられます。




 

フレッシュな空間は商談にもプレゼンにも有利

毎日働いている自社内でのミーティングもいいのですが、時にはいつもとちがう非日常的なスペースを舞台に、新鮮な気持ちで臨むとモチベーションが上がって良いアイディアも浮かぶのではないでしょうか。

冒頭にも「プレゼンテーションをビシッとキメる」と書きましたが、プレゼンでも商談でも「印象」が成否を大きく左右するものです。大都会の一等地に立地する、明るくて広々とした清潔な部屋でおこなう方が、成功を収める可能性はまちがいなく高いでしょう。

 

雰囲気は大切なものですが、貸し会議室ではその雰囲気の面でもさまざまな選択肢があります。とてもビジネスライクで堅い感じの会議室もあれば、お茶を飲みながら気軽に話せるようなカジュアルな感じの会議室もあります。

雰囲気はデスクやチェアーのデザインにも左右されますが、集まりの目的に応じたレイアウトも当然、重要です。会議ならコの字型やロの字型に席を配置しますし、セミナーならスクール型に、記者会見なら演壇に向けてチェアーだけを多数配置する……など、会合の性格によってデスクやチェアーの配置は変わります。

もちろん、貸し会議室はそういったさまざまなレイアウトに対応します。

 

貸し会議室の業者なら、ほぼ飲食のサービスが利用可能な物件を用意しています。弁当、ケータリングサービス、コーヒーやお茶などの手配です。ランチタイムをはさむような長時間の会議でも、参加者が外に食べに行く場合にくらべて、すぐに食事にかかれますし、午後の再開時間に参加者が遅れてくるような事態も起こりにくくなります。

また、各種のセミナーや学会、発表会などでは、終了後に懇親会がおこなわれることもよくあります。そうしたケースでも、終了後にケータリングしてもらえば、参加者が移動する必要もなくスムーズに懇親会に移行できます。

貸し会議室を利用すれば、飲食の面でも時間とコストをおさえることができます。

 

会議のスムーズな進行や話し合いの成果を高めるためのオプションも選ぶことができます。

例えば、タイムキーパーの進行役を付けてもらうこともできます（事前のしっかりした打ち合わせが必要です）。海外からの参加者がいるケースでは、同時通訳者を紹介してもらえます。さらに、会議の模様を録画・録音し、文字起こしして議事録を作成する業者を紹介してもらうこともできます（外国語への翻訳も依頼できます）。もちろん、そういった業者はPマークを取得していますので、プライバシーや機密が漏れることがない点は担保されています。

タイムキーパー、同時通訳者、議事録作成などのオプションを必要に応じて利用すれば、限られた時間でおこなう会議の成果を最大化することができるでしょう。

 

貸し会議室業者は、会議の規模に応じたさまざまな大きさのスペースを用意しており、さまざまな設備やサービスのオプションも豊富に提供します。

そのため、会議、ミーティング以外にも活用できます。例として、以下のようなものが考えられます。
 

• セミナー

 

• 社内研修

 

• 講演会

 

• 記者会見

 

• 発表会

 

• 学会

 

• 国際会議

 

• 懇親会

 

• 新年会、忘年会

 

• 冠婚葬祭

 

• ママ友会、女子会、婚活パーティー

 

• 教室、ワークショップ（資格取得講座、ダンス教室、ヨガ、メイク教室など）

 

• 撮影、収録

 

• ボードゲーム大会

 

• オフ会

 

• 試験会場、面接会場

ほかにもいろいろと考えられるでしょう。

前述のように、ケータリングなど飲食のサービスもオプションで利用できるため、「真剣な時間」と「楽しく懇親する時間」を、移動することなく同じひとつのスペースで過ごすことができます。




 

メリットの核心は「柔軟性」

立地とアクセス、スペースの広さ、目的・用途に応じた設備やレイアウト、ケータリングなどのオプションサービス……さまざまな観点から貸し会議室を活用するメリットは見えてきます。

そのメリットの核心は、「フレキシビリティー・柔軟性」というひとことでまとめることができるでしょう。

この柔軟性ゆえに、貸し会議室はほとんど「ありとあらゆるイベントに対応が可能」と言っても過言ではありません。どれほど特殊な集まりであっても、非常に突飛なイベントであっても、対応できる業者、対応できるスペースはかならず見つかるでしょう。

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